بهره وری سازمانی را افزایش دهید و پیشرفت را ببینید! (10 راهکار کاربردی)
بدون ستون‌های محکم سقف دوام ندارد، بدون نیروهای کارآمد سازمان! حالا این مثال یعنی چه؟ یعنی بدون نیروهای ماهر و کارآمد، اهداف سازمان
تحقق‌یافتنی نیستند. موفقیت یک سازمان در گرو کارآمدی کارکنان است؛ بنابراین داشتن نیروهای مولد، متعهد و باانگیزه، نه‌تنها شما را به اهداف خود می‌رساند، بلکه رضایت آنها را نیز جلب می‌کند.
نیروهای راضی، تمایل کمتری به ترک محیط کار خود دارند؛ چراکه احتمالاً نسبت به مجموعه تعلق خاطر پیدا کرده‌اند. خب این عالی است! شما که انتظار ندارید نیروی تازه ازراه‌رسیده دلش به حال کسب‌وکار شما بسوزد؟ یادتان باشد هیچ‌کس ماشین اجاره‌‌ای را نمی‌شوید! ایجاد حس تعلق سازمانی کلید طلایی افزایش بهره وری سازمان است.
قبل از آشنایی با فاکتور‌های مؤثر در افزایش کارآمدی نیروها، بهتر است مروری بر تعریف دقیق کارآمدی داشته باشیم.
تعریف کارآمدی یا بهره وری سازمانی چیست؟
استفاده مؤثر و کارآمد از منابع موجود برای تولید کالا یا خدمات را کارآمدی (Efficiency) یا به بیان بهتر، بهره وری می‌گویند. کارآمدی کارکنان به توانایی آنها در انجام مؤثر امور اشاره دارد و این کارایی به عوامل متعددی مثل انگیزه، مهارت، دانش و تجربه بستگی دارد.
با افزایش کارآمدی و ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانید از همان منابع قبلی بهره‌وری بیشتری داشته باشید. به‌عبارت‌دیگر، کارآمد بودن منجر به نتایج بهتر با هزینه‌های کمتر می‌شود.
برویم سراغ راهکارهای افزایش بهره وری.
بررسی 10 عامل مؤثر برای افزایش بهره وری در سازمان
استخدام کارکنان مناسب و کشف بهترین استعداد‌ها، تنها بخش کوچکی از مسیر داشتن نیروهای کارآمد است. با الهام از مدل کوه یخ زیگموند فروید، بُعد‌‌‌‌‌های پنهان موقعیت را واکاوی کنید! بخش بزرگی از کوه یخ در زیر آب پنهان است و دریا نوردان برای برخورد نکردن به کوه یخ باید با مقیاس‌های خود نیمه عظیم پنهان کوه یخ را تصویرسازی کنند. این روش، تحلیلی بینش عمیق‌تری به مدیران داده و کمک می‌کند مشکلات کارمندان و افزایش بهره وری آنها را به‌صورت ریشه‌ای ببینند.
در سال گذشته، بسیاری از شرکت‌ها دورکاری را تجربه کردند. انجام مطالعه‌ای در این زمینه نشان داد که مدیریت پروژه از طریق دور کاری باعث افزایش بهره وری در سازمان به میزان 47 درصد شده است! البته این میزان از راندمان کاری، شامل همه مشاغل نمی‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌شد و همه مدیران راضی نبودند.
در ادامه، 10 روش مفید برای افزایش بهره وری نیروی انسانی آورده شده است.
1- از محول کردن کار‌ها به دیگران نترسید
چطور می‌خواهید با یک دست چند هندوانه بلند کنید؟! درک می‌کنیم که ترجیح می‌دهید به تمام امور احاطه داشته باشید؛ اما لطفاً کیفیت را فدای این احساس مادرانه خود نکنید! مدیر یک سازمان یا صاحب یک کسب‌وکار، باید بر انجام وظایف دیگر نیروها، نظارت کامل داشته باشد، اما این دلیل نمی‌شود که کمر خود را زیر بار مسئولیت‌های پرشمار خم کند و آخر هم نتواند به هیچ‌کدام درست رسیدگی کند!
به کارمندان‌تان، آن‌هایی که از عهده کار بر‌می‌آیند، اعتماد کنید . این استراتژی نه‌تنها به شما کمک می‌کند نظارت بهتری بر کیفیت امور داشته باشید، بلکه از آنها نیروهایی بامهارت و باتجربه می‌سازد. اجازه دهید عرض اندام کنند و توانایی‌های‌شان را نشان دهند. در ضمن اگر حجم کارهای بیشتر از حد معمول شود یا تخصص لازم برای انجام کاری وجود نداشته باشد، گزینه برون‌سپاری همیشه روی میز خواهد بود.
توصیه می‌کنیم مقاله 9 کاری که می‌توانید برون‌سپاری کنید را بخوانید.
2- به افراد مطابق با مهارت‌شان مسئولیت دهید
موقعیتی را در نظر بگیرد که یکی از کارمندان شما یک برنامه‌نویس حرفه‌ای است، اما دیگری فقط دستی در برنامه‌نویسی دارد. حالا پروژه‌ای به شرکت شما محول شده که باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بهترین کیفیت آن را ارائه دهید. کدام کارمند را انتخاب می‌کنید؟ جواب این سؤال خیلی واضح است، اما همیشه داستان به این شکل پیش نمی‌‌رود. مدیری که آگاهی لازم از مهارت‌های منحصربه‌فرد کارمندانش را نداشته باشد، در موقعیت‌های این‌چنینی با محول کردن پروژه به نیروی آماتور، نه‌تنها بهره وری در سازمان را کاهش می‌دهد، بلکه احتمالاً پروژه را نیز از دست خواهد داد!
دانستن مهارت و توانایی هر یک از کارمندان، برای افزایش حداکثری بهره وری سازمانی ضروری است. به‌عنوان‌مثال، یک نیروی برون‌گرا با روابط اجتماعی بالا، انتخاب خوبی برای ارتباط با مشتریان است، اما اگر به همین فرد مسئولیتی با قوانین دست‌وپاگیر دهید، حسابی او را به دردسر انداخته‌اید.
به‌عنوان یک مدیر، نباید انتظار داشته باشید کارمندان در همه چیز عالی باشند؛ بنابراین اگر می‌خواهید موقع ارزیابی عملکرد کارکنان نتایج خوبی ببینید، قبل از محول کردن مسئولیت به آنها از خود بپرسید: آیا این فرد برای انجام این کار مناسب است؟ اگر جواب شما به سؤال نه بود، کار را به فردی با توانایی‌های متناسب با این مسئولیت بسپارید.
3- با کارمندان به‌طور مؤثر ارتباط برقرار کنید
ایجاد ارتباطات مؤثر کلید اصلی ایجاد احساس تعهد و تعلق سازمانی در کارمندان است. این احساس نیز منجر به افزایش بهره وری سازمانی خواهد شد. در عصر تکنولوژی و ارتباطات که شما نباید درگیر پیداکردن راه‌های ارتباطی باشید! تنها با فشردن یک دکمه با هرکسی در هر کجای دنیا ارتباط برقرار می‌شود، اما آیا روش‌های ارتباطی فعلی مؤثر هستند؟ مطالعه‌ای نشان داده که فرستادن و خواندن ایمیل 28 درصد از زمان کارمندان را به خود اختصاص می‌دهد و ایمیل دادن دومین فعالیت وقت‌گیر آنها بعد از انجام وظایف کاری است. این بد است!
زمان آن رسیده ایمیل دادن را با راه‌های جدید ارتباطات مجازی (مانند Slack)، جایگزین کنید. علاوه بر این، از راه‌های معمول ارتباط نیز غافل نباشید. یک تماس تلفنی سریع یا یک جلسه تصویری، به‌جای استفاده از ایمیل، می‌تواند صرفه‌جویی در زمان را برای‌تان محقق کند.
4- تصویر واضحی از اهداف سازمان ارائه کنید
آیا می‌توان انتظار داشت پیک بدون داشتن آدرس درست به مقصد برسد؟! قطعاً نه؛ پس چه‌طور می‌خواهید بدون درنظرداشتن اهداف مشخص، بهره وری نیروهایتان را افزایش دهید؟! اگر هدف را به‌درستی تعریف نکنید، فقط آنها را سردرگم کرده و باعث کاهش بهره وری در سازمان می‌شوید. هدف و انتظارات خود را از دادن این مسئولیت به آنها به طور واضح توضیح دهید و آنها را متوجه تأثیر عملکردشان کنید.
اهداف یک سازمان باید واقع‌گرایانه باشند. اینکه یک هدف دور از دسترس در نظر بگیرید و از نیروهایتان انتظار داشته باشید در جهت رسیدن به آن تلاش کنند، مانند فرستادن آنها به دنبال سراب در بیابان است. قبل از محول کردن مسئولیت، مطمئن شوید که هدف قابل دستیابی و واقع‌بینانه باشد. به این ترتیب، هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان، به نتایج دقیق‌تری دست پیدا خواهید کرد.
5- کارکنان‌تان را تشویق کنید
تشویق کردن همیشه جواب داده است! در تمام فرهنگ‌ها، تشویق کردن نشان از قدردانی دارد و شما با این کار به کارکنان انگیزه‌ای برای افزایش کارآمدی می‌دهید. آنها را زیر نظر بگیرید و کسانی را تشویق کنید که وظایف خود را به بهترین نحو در راستای اهداف سازمان انجام می‌دهند. مدل تشویق کردن را باتوجه‌به شخصیت افراد انتخاب کنید. بعضی از افراد تشویق شدن در جمع را ترجیح می‌دهند و با این شیوه احساس غرور می‌کنند، اما گروهی دیگر با این کار خجالت‌زده شده و یک تشویق خصوصی را ترجیح می‌دهند. ایده‌های زیر را برای تشویق کارکنان در جهت افزایش بهره وری آنها به‌خاطر بسپارید:
- PTO یا مرخصی با حقوق: این مرخصی باید جدا از مرخصی‌های معمول سالانه یا استعلاجی حساب شود.
- دعوت به رستوران: تیم را به ناهار یا شام دعوت کنید و با آنها وقت بگذرانید.
- ارسال پیام دست‌نویس: این یک راه ویژه برای تشکر از کارمندان و قدردانی زحمات آنها است.
تشویق کردن، یک راه فوق‌العاده برای افزایش دلبستگی بین کارمند و مجموعه است. به همین دلیل، با دقت بسیار عملکرد آنها را بررسی کرده و به مناسبت‌های مختلف آنها را تشویق کنید.
6- وظایف اضافی را حذف کنید
تمامی عوامل حواس‌پرتی را از پیش روی کارمندان‌تان بردارید. مسائل پیش‌پاافتاد مثل نامه‌نگاری‌های اداری، فقط ذهن آنها را درگیر می‌کند و نمی‌توانند تمام توان‌شان را برای انجام امور به کار بگیرند؛ طبیعی است که در چنین شرایطی بهره وری کاهش پیدا کند. با حذف اضافات، کمک کنید تا کارمندان تمرکز کافی برای انجام امور مختلف را داشته باشند.
توصیه می‌کنیم هرگونه تشریفات غیرضروری را از بین ببرید. مثلاً وقتی سرپرست‌ها زمان کافی برای خواندن گزارش‌های طولانی ندارند، چرا باید زمان زیادی از وقت نیروها صرف تهیه گزارش‌های مفصل با جزئیات فراوان شود؟! این کار مثل دست‌اندازی برای افزایش بهره وری در سازمان عمل می‌کند.
7- کارمندان‌تان را آموزش دهید
اگر برنامه‌هایی را برای آموزش و توسعه‌های فردی کارمندان در نظر بگیرید، آنها مجبور نیستند با آزمون‌وخطا کردن روش انجام یک کار را یاد بگیرند. یک روز را صرف آموزش مهارت موردنیاز آنها کنید و تمام روز‌های دیگر را درگیر پاسخ‌دادن به سؤال‌های پیش‌پاافتاده و ابتدایی نکنید! یک معامله دو سر برد!
بهترین راه برای آموزش بهینه کارمندان استفاده از متد میکرولرنیگ (Microlearning) یا آموزش خُرد است. از این طریق کارمندان به‌طور بهینه و در مدت‌زمان کوتاهی مطالب اساسی را آموزش می‌بینند. این آموزش‌های اولیه، آنها را به یادگیری مهارت‌های جدیدتر تشویق می‌کند. این استراتژی در درازمدت، آنها را به نیروهای متخصصی تبدیل می‌کند که در شرکت هم از حضور آنها منتفع خواهد شد.
کارگاه‌های آموزشی، سمینارها و البته آموزش خصوصی، به افزایش مهارت‌های فردی منجر می‌شوند. به دنبال آن، افزایش مهارت‌های فردی هم بهره وری نیروهایتان را افزایش خواهد داد.
8- دورکاری را بپذیرد
کارکردن از خانه مدیران را می‌ترساند! به‌هرحال چه تضمینی وجود دارد که کارمندان بدون نظارت وظایف خود را درست انجام دهند؟! بااین‌حال، واقعیت چیز دیگری است. مطالعات نشان می‌دهد افرادی که از خانه کار می‌کنند، کارآمدی بیشتری نسبت به کارمندان حضوری دارند. دورکاری را بپذیرید و بهره وری سازمانی را افزایش دهید.
ارزش دورکاری مخصوصاً در زمان بیماری کارکنان معلوم می‌شود. شاید کارمندی در صورت بیماری، توان سرکار آمدن نداشته باشد، اما بتواند اوضاع را از خانه کنترل کند. علاوه بر این، دورکاری به افراد اجازه می‌دهد در کنار کارکردن به کارهای شخصی خود نیز رسیدگی کنند.
پیشنهاد خواندن: توصیه می‌کنیم مقاله چطور بهتر دورکاری کنیم؟ را برای آشنایی بهتر با این روش از کار کردن بخوانید.
9- پس از ارزیابی عملکرد کارکنان به آنها بازخورد دهید
اگر کارمندان از ناکارآمدی عملکرد خود اطلاع نداشته باشند، چه‌طور انتظار دارید بهره وری آنها افزایش پیدا کند؟ پس از ارزیابی عملکرد کارکنان، طی برگزاری جلسات فردی به آنها بازخورد دهید و ایشان را از نقاط ضعف و قوت‌شان مطلع کنید.
با نیروهایتان در ارتباط باشید از ایشان بخواهید شما را در جریان نیازهای‌شان قرار دهند. افزایش بهره وری در سازمان فقط وظیفه آنها نیست، باید با درنظرگرفتن عملکردها و دادن مشاوره‌های لازم، نقشی مهم در افزایش بهره وری ایفا کنید. ایجاد فرهنگ گفت‌وگو در شرکت و دادن بازخورد‌های مؤثر، کارمندان را تشویق می‌کند تا نیاز‌های خود را با شما در میان بگذارند.
10- افق دید خود را گسترش دهید
فراتر از زمان حال فکر کنید و افق‌های آینده را در تصمیمات خود در نظر داشته باشید. شاید چیزی که الان غیرضروری به نظر می‌رسد، در آینده‌ای نه‌چندان دور، باعث موفقیت یا شکست کل مجموعه شود! با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف مدیریت پروژه مثل ترلو، امور را به بهترین شکل پیش ببرید و بهره وری را بین نیروها را افزایش دهید!
پیتر دراکر در کتاب مدیر اثربخش، عنوان می‌کند که چگونه مدیریت زمان منجر به افزایش بهره وری در سازمان می‌شود؛ پس با کمک روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف، سعی کنید نهایت بهره را از زمان‌تان ببرید. منظم کردن امور قطعاً بهره‌وری را افزایش خواهد داد.
جمع‌بندی
افزایش بهره وری نیروها، ارتباط مستقیمی با تحقق اهداف سازمانی دارد. یک سازمان باید برنامه‌های دقیق و مشخصی را برای افزایش میزان بهره وری داشته باشد و با نگاه‌کردن به آینده، استراتژی‌های مشخصی را پیگیری کند.
انسان‌ها آموزش‌پذیر هستند و همین ویژگی باعث می‌شود کارمندان با آموزش به افرادی توانا و ماهر تبدیل شوند؛ بنابراین با تغییرات زمانه همراه شوید تا زمانه نیز با شما همراه باشد. مثلاً اگر دشمنی عجیبی با دورکاری دارید، بهتر است در افکارتان تجدیدنظر کنید؛ یا خیلی امیدوار به افزایش بهره وری در سازمان نداشته نباشید. انتخاب‌تان کدام است؟!
برای تهیه این مقاله، از سایت‌های indeed و Zenefits استفاده کرده‌ایم.
شما هم اگر ایده دیگری برای افزایش بهره وری سازمانی به ذهن‌تان می‌رسد، خوشحال می‌شویم در قسمت ثبت نظرات ما و دیگر خوانندگان را از آن با‌خبر کنید.
